Cuprins
E-factura: comunicare automată cu SPV
Timp de lectură: 3 minute
Vilicotel este integrat complet cu sistemul de e-Facturare al ANAF, permițând trimiterea automată a facturilor în SPV, fără să fie nevoie de încărcarea manuală a acestora.
- facturile emise sunt trimise către ANAF în mod automat, la intervale de timp prestabilite, fără ca tu sa mai faci ceva
- există și opțiune de transmitere individuală a facturilor, prin selectare manuală
- listele cu facturile trimise cu succes și cu cele nevalidate pot fi vizualizate oricând, în fișiere separate
Trimiterea automată a facturilor în SPV este gratuită pentru toți clienții Vilicotel.
Ce presupune înrolarea în sistemul e-Factura?
Pentru a putea factura electronic fiecare emitent de facturi trebuie să parcurgă anumite etape importante. Acestea sunt obținerea unui certificat de semnătură digitală, iar apoi, în baza acestuia, obținerea accesului la SPV (Spațiul Privat Virtual).
Pașii detaliați pentru obținerea certificatului și a accesului în SPV sunt descriși pe blogul VilicoRest. Aici găsiți un ghid detaliat care vă va îndruma prin tot procesul, pas cu pas.
Pentru clienții Vilicotel care își doresc informații suplimentare sau asistență în această direcție, echipa noastră este disponibilă să ofere îndrumare și suport. Ne dorim să facilităm tranziția către e-facturare pentru toți clienții noștri, oferindu-le suportul și resursele necesare pentru a face acest proces cât mai fluent și mai simplu posibil.
e-Factura: cum se trimit facturile electronice în Vilicotel
Instalare program eFactura
Pentru ca facturile emise în soft-ul hotelier Vilicotel să ajungă automat în contul de SPV este nevoie să instalăm pe calculatorul tău un program nou dezvoltat de către firma noastră în acest sens, numit sugestiv eFactura.
Programul poate fi instalat de la distanță prin intermediul aplicației UltraViewer [poate fi descărcat din josul paginii] de către colegii noștri. Aceștia îți vor prezenta opțiunile de setare ale programului și vor efectua configurările necesare conform cu necesitățile tale.
După instalare, vei putea personaliza setările programului conform cu nevoile proprii. Opțiunile de configurare sunt următoarele:
Stocarea facturilor:
Poți alege un director sau un fișier specific pe calculatorul tău în care vor fi salvate toate facturile emise, astfel încât să le ai mereu la îndemână.
Urmărirea facturilor trimise:
Programul permite monitorizarea listei facturilor care au fost transmise cu succes către SPV, oferindu-ți un control deplin asupra procesului.
Gestionarea facturilor respinse:
Pentru situațiile neașteptate de respingere a unei facturi de către SPV, Vilicotel îți va permite să vezi motivul respingerii și să gestionezi eficient situația.
Intervalul de trimitere automată:
Ai libertatea să setezi intervalul de timp între două trimiteri automate a facturilor, astfel încât să te asiguri că procesul se desfășoară conform preferințelor tale.
Generare token JWT
Umătorul pas se referă la autorizarea dispozitivului / calculatorului de pe care se va face comunicarea cu SPV. Acest pas se efectuează o singură dată, și are ca finalitate generarea unui “token JWT” (cod unic) de acces în SPV.
Pașii sunt următorii:
a. La deschidere programul eFactura vă cere să introduceţi tokenul de semnătură primit de la furnizorul certificatului de semnătură digitală în calculator. După ce introduceți token-ul în calculator, în programul eFactura selectați butonul “Obţineti noul token de access”:
b. Introduceți datele de acces primite de la furnizorul certificatului de semnătură digitală. După introducerea acestora programul va afișa o fereastră de confirmare.
Cum să verifici starea procesării facturilor trimise către ANAF
Facturile trimise în SPV pe serverul ANAF primesc un identificator unic, în baza căruia programul Vilicotel poate urmări stadiul procesării acestora. În funcție de statusul alocat, programul Vilicotel grupează apoi facturile în două fișiere: Facturi trimise cu succes, respectiv Facturi respinse.
Facturile trimise cu succes
Dacă ANAF nu consideră că sunt erori de procesare, răspunsul întors este pozitiv, iar e-Factura este considerată raportată cu succes. Facturile trimise cu succes pot fi vizualizate în directorul setat împreună cu colegii noștri pentru stocarea facturilor trimise.
Facturile respinse de către ANAF
În unele situații ANAF întoarce un mesaj de eroare sau informare. Toate aceste facturi sunt grupate de către programul Vilicotel într-un folder prestabilit, unde pot fi vizualizate. Facturile cu erori sunt însoțite de mesaje privind motivul pentru care ANAF nu le-a considerat conforme.
În acest caz, este necesar să generezi din nou facturile în cauză, ținând cont de mesajul de eroare care le însoțește. După generare, aceste facturi intră din nou automat în ciclul de trimitere automată la ANAF.
Ce se întâmplă dacă serverul ANAF este căzut?
Dacă serverul ANAF nu funcționează atunci când programul efectuează trimiterea automată a facturilor la intervalele prestabilite, facturile vor rămâne în program până la următorul interval, când se va încerca din nou trimiterea acestora.
Suplimentar: opțiune de trimitere manuală a facturilor
Pe lângă trimiterea automată a facturilor emise la intervalele de timp prestabilite, ai oricând opțiunea de a trimite manual o factură selectată în SPV.
Pașii sunt simpli: selectezi în program factura dorită și apeși butonul Trimite. Factura intră în ciclul de prelucrare și ulterior îî vei putea urmări statusul alocat de ANAF la fel ca în cazul facturilor trimise automat, în fișierele corespunzătoare.
*****
Facturile emise în soft-ul hotelier Vilicotel intră în automat în ciclul de interacțiune cu SPV fără ca tu să faci ceva. Odată emise, facturile sunt trimise în SPV ANAF la intervalul de timp preselectat, statusul alocat de ANAF acestora este interpretat automat iar facturile prelucrate pot fi vizualizate în folderele corespunzătoare, în funcție de răspunsul primit de la ANAF.
Clienții Vilicotel beneficiază de trimiterea automată a facturilor în SPV fără costuri suplimentare.