Cuprins
e-Factura
Timp de lectură: 3 minute
Sistemul e-Factura
Factura electronică a devenit obligatorie pentru toți emitentii de facturi din domeniul turistic care încasează tichete de vacanta. Conform OUG 131/2021, firmele care acceptă vouchere de vacanță, indiferent de suportul pe care acestea sunt emise, sunt obligate începând cu data de 1 aprilie 2022 să transmită în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor.
Însă cum autoritățile par decise să generalizeze utilizarea e-Facturii, unitățile de cazare care nu încasează tichete de vacanță ar trebui să se pregătească la rândul lor pentru implementarea acestui sistem într-un viitor nu prea îndepărtat.
Cum funcționează facturarea electronică e-Factura: cerințele autorităților
Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura este disponibil în cadrul sistemului informatic Spațiul Privat Virtual (SPV) din site-ul ANAF. Aceasta este destinația finală în care trebuie să ajungă facturile electronice. Transmiterea acestora se poate face în mod direct, prin accesarea interfeței menționate și încărcarea efectivă a facturilor. O altă posiblitate de transmitere a facturilor electronice poate fi din programului hotelier sau contabil utilizat, în măsura în care dezvoltatorul acestuia a reușit să implementeze interconectarea automată cu interfața Ministerului Finanțelor.
Pentru accesarea directă prin intermediul SPV primul pas este să te asiguri că deții un certificat digital calificat. Acesta trebuie ulterior înregistrat pe site-ul ANAF prin urmarea pașilor din formularul indicat în link-ul de mai sus.
Deoarece e-Factura se conformează standardelor europene comune, formatul facturilor electronice trebuie să respecte o serie de specificații privind structura și formatul, care este unul standardizat, .xml.
După transmiterea facturii electronice sistemul îi va atribui automat un număr de identificare și va trece la verificarea acesteia. Verificarea nu va viza conținutul facturii, ci conformitatea acesteia cu specificațiile tehnice – validare de structură, de sintaxă și de semantică, generând apoi un mesaj automat de răspuns.
Dacă factura se dovedește a fi conformă se va genera un răspuns de validare corectă și se va aplica semnătura electronică a ministerului, care trimite înapoi două fișiere: factura în format XML și semnătura digitală a sistemului e-Factura. Emitentul este notificat prin e-mail și poate vizualiza respectiv descărca din contul său exemplarul semnat electronic timp de 60 de zile. Atenție, odată confirmată de ANAF, o factura nu mai poate fi devalidată, modificată sau anulată.
În situația în care se constată că structura nu este conformă, emitentul primește e-mail cu erorile identificate. După corectarea acestora, factura va fi retransmisă ca fișier nou prin intermediul aceluiași sistem.
În cazul în care destinatarul facturii este o persoană juridică care este înregistrată în sistem, aceasta va fi de asemenea notificată automat, prin SPV, cu privire la facturile primite. Ca și până acum însă, facturile vor continua să fie înmânate clienților în format tipărit sau prin email.
Cum te ajută Vilicotel
Softul hotelier Vilicotel permite unităților turistice să genereze facturile atât în formatele obișnuite (electronice sau tipărite), cât și în formatul standardizat necesar transmiterii facturii electronice, anume .xml.
Acest format standardizat este conform cu documentația tehnică publicată de Ministerul Finanțelor, iar facturile .xml pot fi încărcate în sistemul RO e-Factura, prin Spațiul Privat Virtual (SPV) de pe anaf.ro.
Vilicotel nu permite deocamdată transmiterea directă a facturii din soft-ul hotelier în SPV.
Cum generezi și descarci factura .xml
După emiterea unei facturi apasă pe butonul e-Factura pentru a obține fișierul XML compatibil cu sistemul e-Factura. Această opțiune este disponibilă pentru toate facturile emise în program.
După descărcarea facturii se afișează un mesaj de confirmare. Locația pentru descărcarea facturilor xml poate fi personalizată din meniul Sistem -> Setări generale.
Informațiile prezentate mai sus sunt în actualizare, conform cu procedurile stabilite de către autoritati pe măsura implementării proiectului.
Solicită un demo și testează Vilicotel timp de 30 de zile, gratuit & fără obligații!